Mit seinem Verwalter arbeitet die Eigentümergemeinschaft in der Regel viele Jahre zusammen. Die meisten meiner Kollegen haben Bestellungsverhältnisse, welche weit über 10 Jahre hinaus reichen. Und das ist meistens für beide Seiten das Beste. Der Verwalter kennt das Objekt und die Eigentümer und kann gemäß seines Auftrages an der langfristigen Instandhaltung und Wertsteigerung arbeiten.
Deshalb fällt es vielen schwer einen Wechsel der Hausverwaltung herbeizuführen. Es sind jedoch nur wenige Schritte.
Zunächst sollten Sie sich entsprechende Alternativ-Angebot einholen. In der Regel sollten 3 Angebote reichen. Nach dem BGH Urteil vom 01. April 2011 sind vor der Beschlussfassung entsprechende Angebot einzuholen und diese der gesamten Eigentümergemeinschaft zugänglich zu machen. Auf dieser Seite können Sie bereits das erste Angebot der Immo-Vio GmbH & Co. KG Hausverwaltung anfordern.
Die Verwaltung von Wohnungseigentum ist durch das Wohnungseigentumsgesetz geregelt. Die Einhaltung aller Vorschriften ist bereits für die Wahl des Verwalters von grundlegender Bedeutung. Darum muss ein Verwalter in jedem Fall im Rahmen einer ordnungsgemäß einberufenen Eigentümerversammlung gewählt werden. An die Wahl und das Wahlprotokoll werden seitens des Grundbuchamtes strenge formelle Anforderungen gestellt.
Zu der Wahlversammlung müssen in jedem Fall alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer schriftlich mit einer Frist von mindestens einer Woche zzgl. drei Tagen für die Zustellung schriftlich eingeladen werden.
Einladen darf nur der bisherige Verwalter innerhalb seiner protokollierten Amtszeit. Falls er sich pflichtwidrig weigert, darf auch der Verwaltungsbeiratsvorsitzende stellvertretend einladen. Eine Versammlung gilt auch dann als ordnungsgemäß durchgeführt, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer an der Versammlung teilnehmen, bzw. sich per schriftlicher Vollmacht gemäß der Teilungserklärung vertreten lassen. In der Einladung muss bereits auf die beabsichtigte Neuwahl hingewiesen und zweckmäßigerweise der Kandidat namentlich genannt werden. Oft wird dem Kandidaten in dieser Versammlung die Gelegenheit gegeben, seine Tätigkeit vorzustellen.
Das Wahlprotokoll muss mindestens folgende Angaben enthalten:
• Welche Gemeinschaft
• Versammlungsort, Datum
• Angabe zur Beschlussfähigkeit
• Versammlungsleiter/Protokollführer
• Wortlaut des Beschlusses
• Abstimmungsergebnis
• Ergebnisverkündung
• Name und Anschrift des neuen Verwalters
• genau bestimmter Zeitraum der Wahlzeit
• Erklärung über die Annahme der Wahl
• Namen der Personen, die den Verwaltervertrag stellvertretend für die Gemeinschaft unterzeichnen (meist wird dazu der Beirat oder ein Eigentümer des Vertrauens bevollmächtigt).
Als Anlagen gehören noch dazu:
• Einladungsschreiben
• Anwesenheitsliste
• evtl. erteilte Vollmachten
Der Versammlungsleiter erstellt das Protokoll. Die Protokollunterschriften von Versammlungsleiter, einem Miteigentümers und ggf. Beiratsvorsitzendem(r) müssen von einem Notar beglaubigt werden. Der reicht dann eine beglaubigte Abschrift des Wahlprotokolls beim Grundbuchamt ein.
Falls zum Zeitpunkt der beabsichtigten Verwalterwahl weder ein Verwalter noch ein Beirat existieren oder nicht alle Eigentümer an einen Tisch zu bekommen sind, ist die Wahl nur über eine „Notverwaltung“ durchzuführen. Dazu ist jeder Eigentümer befugt einen formlosen Antrag beim Amtsgericht stellen und einen Notverwalter beantragen. Wünsche zur Person des Notverwalters werden evtl. berücksichtigt. Der vom Gericht bestellte Notverwalter lädt dann zu einer Versammlung ein, in der die Gemeinschaft den Verwalter ihres Vertrauens wählt.
In der Praxis werden die vorgenannten Formvorschriften häufig nicht eingehalten. Sei es aus Unkenntnis oder Nachlässigkeit. Dabei besteht aber das Risiko, dass die so gefassten Beschlüsse erfolgreich bei Gericht angefochten werden können oder das Wahlprotokoll vom Grundbuchamt nicht anerkannt wird. Verzögerungen und Mehrkosten sind die Folge. Darum ist es besser, alle Formalien einzuhalten.
Sobald dem gewählten neuen Verwalter das vom Versammlungsleiter erstellte unterschriebene Original-Wahlprotokoll vorliegt, startet der neue Verwalter mit seiner Arbeit.
Ein Checkliste haben wir in unserem Dokumenten hinterlegt.